مدیریت کیفیت پروژه چیست؟

مدیریت کیفیت پروژه ویژه کارآفرینان و مدیریان استارتاپی چیست؟

مدیریت کیفیت چه نقشی در اجرای پروژه دارد؟

مدیریت کیفیت یک توضیح مهم دارد که بهتر است از اینجا شروع کنیم مهم‌ترین فاکتور مهم موفقیت یک پروژه، مطابقت داشتن کیفیت محصولات و خدمات نهایی با استانداردهای مورد تائید مشتریان است.

مدیریت کیفیت چیست؟ مدیریت کیفیت فرآیندی است برای حصول اطمینان از اینکه همه‌ی فعالیت‌های ضروری پروژه نظیر طراحی، برنامه‌ریزی و اجرا، مؤثر و کارآمد باشند. تا بتوانند اهداف نهایی را برآورده کنند. مدیریت کیفیت، پروسه‌ی جدا و مجزایی نیست که در پایان پروژه کیفیت خروجی‌ها را ارزیابی کند، بلکه سیاست‌ها و رویه‌ها و تلاش‌هایی را شامل می‌شود که در جهت رضایت مشتری از محصولات / خدمات دریافتی صورت می‌گیرند.

به بیان ساده، می توان گفت سه مفهوم کلیدی به شما کمک می‌کند پروژه‌ای با کیفیت بالا ارائه دهید:

  • رضایت مشتری
  • پیشگیری از بازرسی
  • بهبود مستمر

منظور از رضایت مشتری چیست؟

همان‌طور که اشاره شد، رضایت مشتری مهم‌ترین فاکتور کلیدی کیفیت پروژه است. اگر مشتری احساس کند محصول دریافتی، نیازها و خواسته‌های او را برآورده نمی‌کند (صرف‌نظر از اینکه مدیر پروژه و تیم، کار خود را چگونه ارزیابی می‌کنند) کیفیت پروژه را ضعیف می‌داند. درنتیجه صرفاً کافی نیست که به تکمیل الزامات پروژه اکتفا کنیم، بلکه مدیریت انتظارات مشتری نیز یکی از فعالیت‌های ضروری و تعیین‌کننده‌ی موفقیت پروژه است.

منظور از پیشگیری از بازرسی چیست؟

هزینه کیفیت (COQ)، شامل هزینه‌هایی است که در طول پروژه برای اجتناب از خرابی و پس از پایان پروژه، بابت اصلاح مشکلات می‌پردازیم. COQ درواقع هزینه‌ی عدم انطباق نیز به شمار می‌رود. ولی نکته‌ای بسیار مهم این است که، معمولاً هزینه‌ی جلوگیری از اشتباه، بسیار کمتر از هزینه‌ی اصلاح اشتباهاتی است که توسط بازرسی کیفیت مشخص می‌شوند.

منظور از بهبود مستمر چیست؟

بهبود مستمر شامل همه‌ی تلاش‌هایی است که در طول زمان برای بهبود محصولات، خدمات یا پروسه‌های اجرایی انجام می‌دهیم. این پیشرفت‌ها ممکن است از تغییرات تدریجی و کوچک یا تحولات اساسی در پروژه ناشی شوند.

تفاوت بین رتبه و کیفیت چیست؟

اغلب مردم، رتبه و کیفیت پروژه را مفاهیمی مشابه می‌دانند، اما این برداشت درستی نیست. می پرسید چرا؟ کیفیت پروژه، درجه‌ای است که یک سری الزامات و ویژگی‌های محصول را تأمین می‌کند. در مقابل رتبه‌ی پروژه طبقه‌بندی محصولاتی است که کارکردی یکسان، اما ویژگی‌های فنی متفاوتی دارند.

رتبه‌ی پایین یک نقص به شمار نمی آید و همیشه مشکل‌زا نیست، درحالی‌که، کیفیت پایین همیشه یک نقص عمده و یک مشکل بزرگ به شمار می رود. بهتر است با یک مثال ادامه دهیم؛ اگر یک محصول نرم‌افزاری رتبه پایین (با ویژگی‌های محدود)، کیفیت بالایی داشته باشد، به لحاظ استفاده کاربری مشکلی به وجود نمی‌آورد. اما اگر یک محصول نرم‌افزاری رتبه بالا (با ویژگی‌های بسیار زیاد) از کیفیت پایینی برخوردار باشد (باگ‌های زیاد، راهنمای کاربری ضعیف)، همه‌ی ویژگی‌های متنوع آن بی‌ارزش و ناکارآمد خواهند بود.

اگر نتوانیم محصولات و خدمات باکیفیتی ارائه نماییم، همه‌ی پول، منابع و زمانی را که روی پروژه سرمایه‌گذاری کرده‌ایم هدر داده‌ایم. مدیریت کیفیت پروژه تضمین می‌کند که محصول مناسب، در زمان مناسب با مشخصات دقیق موردنظر مشتریان، آماده‌شده است. مدیر پروژه می بایست سطوح مناسب دقت (مقیاس عینیت) و درستی (ارزیابی صحت) پروسه‌ها را مشخص نماید.

مدیریت کیفیت در واقع ارزیابی‌های دقیق، لزوماَ صحیح نیستند و برعکس، سنجش‌های صحیح نیز همیشه دقیق نیستند. امروزه این دو معیار را با استانداردهای ایزو می‌سنجند بطور مثال: یک سیبل تیراندازی را در نظر بگیرید. وقتی تیرهای زیادی به نزدیکی منطقه هدف برخورد کرده باشند، حتی اگر دقیقاً در قسمت سیاهی وسط سیبل نباشند، به این معنی است که از دقت بالایی برخوردارند. اگر تیرهای زیادی به‌صورت پراکنده، به سیبل برخورد کرده باشند اما فاصله‌ی مشخصی را تا هدف حفظ کرده باشند، یعنی همچنان از صحت برخوردارند. تیرهایی که دقیقاً به دایره‌ی سیاه مرکز هدف برخورد کرده‌اند، از دقت و صحت بالایی برخوردارند.

برنامه ریزی کیفیت چیست؟

برنامه‌ی کیفیت، استانداردهایی را که باید در طول سیکل پروژه رعایت شوند، مشخص می‌کند. علاوه بر استاندارهای ایزو، دستورالعمل‌هایی خاصی را که مشتریان روی آن تأکیددارند، می بایست در این برنامه ذکر کنیم، زیرا مشتریان افرادی هستند که اهداف کیفی را تنظیم می‌کنند. اگر اطلاع نداشته باشیم که مشتریان مایل‌اند محصولات نهایی چه کیفیتی داشته باشد، نمی‌توانیم خروجی موردنظرشان را تحویل دهیم. برنامه‌ی کیفیت، برنامه‌های زمان‌بندی و پروسه‌ها را که کیفیت پروژه را تضمین می‌کنند، تعریف می‌کند. خروجی این فرآیند شامل طرح مدیریت کیفیت، معیارهای کیفی، چک‌لیست‌های کیفیت و یک برنامه بهبود فرآیند است.

تضمین کیفیت چیست؟

مدیریت کیفیت، یک ارزیابی مستقل از فرایندها و خروجی پروژه است. در واقع ما در این مرحله اطمینان حاصل می‌کنیم که خروجی آتی پروژه یا کار در حال پیشرفت، به‌گونه‌ای تکمیل می‌شود که همه‌ی انتظارات و الزامات برآورده شوند. تضمین کیفیت با پیشگیری از نقایص (به‌وسیله‌ی فرایندهای برنامه‌ریزی یا بررسی مشکلات پروژه و طی مراحل اجرای پروژه)، سطح کیفی کار ما را مشخص می‌کند.

معمولاً تیم بازرسی، مسئولیت تضمین کیفیت را به عهده دارند.

از دیگر مزایای تضمین کیفیت این است که به بهبود مستمر فرایند پروژه کمک می‌کند. بهبود مستمر نیز ضایعات را کاهش می‌دهد و هرگونه فعالیتی را که ارزشی به پروژه اضافه نمی‌کند، از مراحل پروژه حذف می‌کند. درنتیجه کارایی کلی پروژه افزایش می‌یابد.

ابزارها و تکنیک‌های زیادی هستند که مراحل تضمین کیفیت را تسهیل می‌کنند. ازجمله آنها:

۱-چک شیت

چک شیت‌ها یا برگ های کنترل که غالباً برای جمع‌آوری داده‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرند، به ما کمک می‌کنند حقایق را به‌درستی سازمان‌دهی کنیم و اطلاعات مفیدی در مورد مشکلات بالقوه‌ی کیفیت پروژه به دست آوریم. به‌علاوه در مرحله‌ای که کیفیت پروژه مورد ارزیابی و بررسی قرار می‌گیرد، چک شیت‌ها برای شناسایی نقص‌ها بسیار مفیدند.

۲- نمودار علت و معلول

این دست از نمودارها که به نام فیش بون هم شناخته می‌شوند، ابزاری هستند که کمک می‌کنند علل مشکلات احتمالی را پیدا کنیم. پیش از اینکه بخواهیم به هر اقدامی برای اصلاح فرایندها دست بزنیم، می بایست علت اصلی انحراف یا مشکل را بدانیم. این نمودار به ما فرصت می‌دهد همه‌ی علل احتمالی را دقیق‌تر بررسی کنیم و واکنش بهتری نسبت به مسائل داشته باشیم.

۳-نمودار کنترل

این نمودارها، نتایج فرآیندها را در طول زمان اندازه گیری می کنند و آن‌ها را در فرم گرافیکی نمایش می‌دهند. نمودارهای کنترل، راهی برای اندازه‌گیری واریانس تغییرات فرآیند هستند و مشخص می‌کنند که آیا این تغییرات، تحت کنترل قرار دارند یا خیر.

۴-نمودار پارتو

نمودارهای پارتو برای شناسایی و همچنین اولویت‌بندی راه‌حل مشکلات مورداستفاده قرار می‌گیرند. این نمودارها در حقیقت هیستوگرام‌هایی هستند که با قانون ۸۰/۲۰ قانونی که بر این اساس می‌گوید ۲۰ درصد از علل، ۸۰ درصد از مشکلات را به وجود می‌آورند پیش می‌روند. درواقع قانون پارتو می‌گوید اگر بیشتر وقتتان را برای حل مهم‌ترین مشکلات صرف کنید، بیشترین منفعت را خواهید برد. نمودارهای پارتو به‌صورت هیستوگرام‌هایی نمایش داده می‌شوند که عوامل مهمی نظیر تاخیرات، هزینه‌ها و نقص‌ها را با توجه به بسامد آن‌ها در طول زمان، مرتب می‌کنند.

۵-فلوچارت

فلوچارت، روابط بین مراحل مختلف را به‌صورت گرافیکی نشان می‌دهد. فلوچارت‌ها معمولاً فعالیت‌ها، اصول تصمیم‌گیری و ترتیب اقدامات اجرایی را به تصویر می‌کشند. همین امر به ما کمک می‌کند راحت‌تر خروجی‌های پروژه را با انتظارات و استانداردها مطابقت دهیم و هزینه‌ی کیفیت یک فرآیند را بهتر برآورد کنیم.

برخی دیگر از ابزارهای مورد استفاده در فرایند تضمین و کنترل کیفیت عبارتند از:

  • آنالیز هزینه- فایده
  • هزینه کیفیت (COQ)
  • بنچمارک‌ها
  • نمونه‌گیری آماری
  • روش‌های مدیریت کیفیت
  • هیستوگرام
  • نمودار اجرا
  • نمودار پراکندگی
  • بازرسی

کنترل کیفیت چیست؟

کنترل کیفیت، با تضمین کیفیت از نظر کاربردی بسیار باهم شباهت دارد، اما با این تفاوت که مسئولیت آن به عهده‌ی خود تیم پروژه است. در این مرحله ما روش اجرا و تولید خود را مورد بازبینی قرار می‌دهیم و بررسی می‌کنیم. اگر مشکلی وجود داشت که کیفیت نهایی محصول را تحت تأثیر قرار می‌داد، آن را شناسایی، تجزیه‌وتحلیل و اصلاح می‌کنیم. به‌علاوه، خروجی‌های خاص پروژه را با استانداردهای کیفی تعیین‌شده تطبیق می‌دهیم. همچنین عوامل ریسک را شناسایی می کنیم و راه‌حلی برای اجتناب از تأثیر این عوامل روی عملکرد پروژه پیدا می‌کنیم.

توجه: برای اینکه مراحل کنترل و تضمین کیفیت را از یکدیگر متمایز کنیم، باید این نکته را به یاد داشته باشیم که هدف از کنترل کیفیت، مقایسه‌ی محصول و استانداردها است، بنابراین فرایندی است که پس از تکمیل پروژه اجرا می‌شود.

ولی هدف از تضمین کیفیت، حصول اطمینان از روش درست و مناسب تولیدی است و ازآنجاکه فرایندها و فعالیت‌ها را بررسی می‌کند، در طول توسعه و تولید محصولات اجرا می‌شوند.

نویسنده: تیم تولید محتوای رویدادان

, , , ,
Share: